ドライバーへの配車連絡をLINEでやるときの注意点

配車連絡をLINEでやっている運送会社は、いまとても多いはずです。電話のように相手の手を止めず、送れば履歴が残り、ドライバーもすぐ見てくれる。導入コストもかからず、誰もが普段から使っている。配車の連絡手段として、これほど手軽なものはありません。問題は、台数が増え、協力会社が増え、当日の差し替えが増えていくうちに、「個人のアカウントや私的なグループで回している」ことが、便利さの裏で別の負担を積み上げていくことです。

先に結論を書きます。LINEを配車連絡に使うこと自体は、悪い選択ではありません。見極めるべきは道具の善し悪しではなく、「誰の・どのアカウントで・どこに記録が残る形で」使っているかです。社長やベテラン配車担当の個人アカウント、私的に作ったグループのまま業務を広げていくと、次の5つの注意点が、規模が大きくなるほど効いてきます。

注意点	何が起きるか	根本にあるもの
① アカウントの属人化	連絡が特定の個人スマホに紐づき、退職・不在で途切れる	会社の連絡が個人の資産になっている
② 記録が残らない	「言った／言わない」、変更・取消の証跡が流れて消える	業務指示が私的チャットに埋もれる
③ 時間外連絡の線引き	勤務時間外の連絡や即応要求が労働時間の議論と絡む	連絡手段と勤務管理が地続きになる
④ 誤送信・個人情報	宛先違い、退職者がグループに残る、荷主情報の漏れ	宛先とメンバーを管理する仕組みがない
⑤ 委託先が絡むと追えない	傭車・協力会社のドライバーまで個人LINEで追えない	連絡が社内の私的網に閉じている

以下、それぞれの注意点と、続けられる運用にするための考え方を順に見ていきます。まだ1つも当てはまらないなら、いまの運用を無理に変える必要はありません。逆に3つ以上心当たりがあるなら、LINEが悪いのではなく、「個人アカウントで業務を回す」という前提が限界に近づいているサインです。

なぜ「個人LINE配車」は最初うまくいって、後で詰まるのか

個人のLINEで配車連絡を始めると、たいていの場合、最初はうまくいきます。ドライバーの人数が少なく、配車を回す人も一人か二人なら、頭の中に「誰に何を送ったか」が入っているからです。既読が付くのを見れば伝わったと分かり、変更があれば追加でひとこと送れば済む。電話とホワイトボードの時代に比べれば、明らかに楽になります。

つまずきが始まるのは、関係する人の数が、一人の頭で把握できる範囲を超えたときです。ドライバーが増え、日々の応援や傭車が入り、配車を触る人が複数になると、「誰が・誰に・どの版の指示を送ったか」が、それぞれの個人スマホの中に分散します。あるドライバーへの変更連絡を配車担当Aが送り、別の変更は担当Bがグループに流し、社長は個別トークで直接指示する——こうなると、その日の配車の本当の姿は、どのトーク画面にも全体としては存在しなくなります。

LINEはもともと、個人と個人が私的に連絡し合うために作られた道具です。その手軽さは、業務の連絡網として使うときには、そのまま「会社の記録が個人の私的空間に散らばる」という弱点の裏返しになります。以下の注意点は、いずれもこの一点——業務の連絡が、会社ではなく個人に紐づいている——から派生しています。

注意点①②　アカウントの属人化と、残らない記録

最初の、そして最も見落とされがちな注意点が、アカウントの属人化です。

配車担当が自分の個人LINEでドライバーや協力会社とつながっている場合、その連絡先とやりとりの履歴は、会社ではなくその人のスマホの中にあります。担当者が休んだ日、急に辞めた日、あるいはスマホを機種変更・紛失した日に、会社は「誰に連絡すればいいか」の一部を失います。荷主やドライバーとの関係が特定の個人に紐づいているほど、その人が抜けたときの穴は大きくなります。長く現場を支えてきたベテランほど連絡先を抱えている、という構図は、多くの運送会社に心当たりがあるはずです。

属人化と表裏一体なのが、記録が残らないという問題です。「9時の便、Aさんから協力会社のBさんへ変更」という指示を個人トークで送っても、それは私的なチャットの一行として流れていくだけで、会社の配車記録には反映されません。平時はそれで困りません。困るのは、後から事実を確かめたいときです。荷主から「あの荷物は結局どの車で運ばれたのか」と問われたとき、事故やクレームで当日の指示経緯を辿りたいとき、あるいは委託先との「言った／言わない」を確認したいとき、証跡が各人のトーク画面に散らばっていると、正確なところを再現できません。とりわけ変更と取消は、口頭やチャットで先に走って記録に残らないことが多く、後から見ると「最初の配車」しか残っていない、という事態が起きます。

この2つは、Excelの配車表が版の分裂で「最新がどれか分からなくなる」のと、根はよく似ています。配車の情報が一つの場所に集約されず、個人の端末やファイルに散らばると、その日の事実が後から辿れなくなる——という同じ構造です（この点は「Excel配車表の限界はどこか」でも整理しています）。

注意点③　時間外の連絡と、労働時間の線引き

3つ目は、LINEという道具そのものが持つ「即時性」に関わる注意点です。

LINEは、送れば相手のスマホにすぐ通知が届きます。これは配車連絡の強みですが、勤務時間外や休息期間中のドライバーにも同じように届くことを意味します。夜間や休日に翌日の配車変更を送り、既読と即レスを暗黙に期待する運用が常態化すると、それは「いつでも連絡が取れる状態を求めている」ことになりかねません。ドライバーの拘束時間・休息期間には改善基準告示による定めがあり¹、勤務時間の内外をどう線引きするかは、連絡手段の運用とも地続きの問題です（改善基準告示の枠組みは「改善基準告示まとめ」で整理しています）。

ここで大切なのは、「LINEを使うな」という話ではなく、誰が・いつ・どんな連絡を送ってよいかの運用ルールを、会社として決めておくことです。個人アカウントで各人が思い思いに連絡していると、この線引きそのものが存在せず、時間外の連絡が青天井になりがちです。連絡の記録が会社側に残っていれば、「いつ・誰に・どんな指示を出したか」を後から確認でき、過度な時間外連絡が常態化していないかを点検できます。逆に、記録が各人の私的トークにしかなければ、その点検すらできません。労働時間をめぐる整理は最終的には社会保険労務士など専門家の確認が必要ですが、その手前で「連絡の事実が会社に残っているか」は、運用を見直す土台になります。

注意点④　誤送信・個人情報・グループのメンバー管理

4つ目は、宛先とメンバーの管理に関わる注意点です。

個人LINEや手作りのグループで業務連絡を回していると、誤送信のリスクが常につきまといます。似た名前のトークを取り違えて別のドライバーに配車を送る、プライベートの相手に業務連絡を送ってしまう、といったことは、件数が増えるほど確率的に起こります。配車連絡には、荷主名・届け先・積み荷・時には個人宅の住所など、外に出てはいけない情報が含まれます。宛先を一つ間違えるだけで、これらが関係のない相手に渡ってしまいます。

さらに注意したいのが、グループのメンバー管理です。私的に作った配車グループでは、誰が入っていて誰が抜けたかの確認を担当者の手作業に頼りがちです。確認のルールがなければ、退職したドライバーや、取引の終わった協力会社の担当者がグループに残り、その後の配車情報を見られる状態が続くおそれがあります。人の出入りのたびに手作業でメンバーを増減させるなら、確認の担当者と手順を決め、定期的に棚卸しする必要があります。会社が扱う情報を、誰に見せて誰に見せないかは、本来は「勘定を預かる」のと同じ重さで管理すべきものです。

こうした情報の扱いは、単なる社内の気配りではなく、個人情報や取引先情報の管理として会社が責任を負う領域です。宛先とメンバーが「誰かの記憶と手作業」で管理されている限り、事故は時間の問題として残り続けます。

注意点⑤　委託先・傭車が絡むと、個人LINEでは追えない

最後は、運送業で特に効いてくる注意点です。自社のドライバーだけなら個人LINEでも回せても、協力会社・傭車先が絡んだ瞬間に追えなくなるというものです。

運送の現場では、受けた仕事の一部を協力会社に委託し、そこからさらに再委託が起きることも珍しくありません。このとき、委託先のドライバーは自社の配車グループには入っていないのが普通です。結果として、委託先への連絡は「協力会社の窓口担当の個人LINE」に送られ、そこから先の実際のドライバーへどう伝わったかは、こちら側からは見えません。「誰に任せ、実際に誰が運んだか」が、連絡網の外側でぶつ切りになります。

これは単に不便なだけではありません。委託が絡む運送では、誰から預かり、誰に任せ、実際に誰が運んだかを辿れることが、責任を果たす起点になります。連絡が個人LINEの私的網に閉じていると、この連鎖が途中で切れ、事故や監査の際に「そこから先は協力会社に聞かないと分からない」という状態になります。委託先を巻き込めずに情報が社外へ散らばる構造は、システム導入がうまくいかない典型的なつまずきの一つでもあります（「運送業のDXが失敗する3パターン」のパターン③で詳しく触れています）。個人LINE配車は、この「自社完結」の弱点を、連絡手段のレベルでそのまま抱えることになります。

続けられる運用にするためのチェックリスト

LINEをやめる必要はありません。点検すべきは「個人アカウントで業務を回す前提が、いまの規模に合っているか」です。次の観点で、自社の運用を確かめてみてください。当てはまる項目が多いほど、連絡の記録を会社側に残す仕組みへ寄せる段階に近づいています。

• 配車の連絡先が、特定の個人スマホに紐づいていないか（その人が抜けたら連絡が途切れないか）
• 配車の変更・取消の指示が、後から「いつ・誰が・誰に」出したか確認できる形で残っているか
• 勤務時間外・休息期間中の連絡について、誰が・いつ・何を送ってよいかの運用ルールを決めているか
• 配車連絡に含まれる荷主情報・届け先・積み荷が、誤送信で外に出るリスクを点検したか
• 配車グループの**メンバー（退職者・取引終了先の残留）**を、抜け漏れなく管理できているか
• 委託先・傭車先のドライバーまで含めて、誰に任せ誰が運んだかを後から辿れるか
• 上記のうちいくつ当てはまるかを数えたか（1つなら様子見、3つ以上なら記録を会社に残す仕組みへの見直し時）

まとめ——道具ではなく「誰の・どこに残るか」を見直す

配車連絡にLINEを使うことは、合理的な選択です。見直すべきは道具そのものではなく、それが個人のアカウントと私的なグループに閉じているかどうかです。属人化、残らない記録、時間外連絡の線引き、誤送信、そして委託先を追えないこと——この5つは、いずれも「業務の連絡が、会社ではなく個人に紐づいている」という一点に行き着きます。

裏を返せば、目指すのは「LINEを禁止すること」ではなく、LINEの手軽さは残したまま、配車業務を個人アカウントから切り離すことです。わたしたちが運送番頭で置いている軸も、この「義務を最小工数で」という考え方です。配車が決まり、変更や取消が出れば、その連絡は配車業務からドライバーの普段のLINEへ届きます。確定・変更・取消といった必須のLINE通知は全プランに標準で含まれ、ドライバーはアプリを追加せずLINEで連絡を受け取れます。まずは、いま個人LINEに紐づいている連絡のうち「どれを会社の配車業務へ移したいか」を一つ決めることから始めてみてください。

脚注

1. 厚生労働省「トラック運転者の改善基準告示」（建設業・ドライバー・医師の働き方改革総合サイト「はたらきかたススメ」） https://hatarakikatasusume.mhlw.go.jp/truck.html ↩