実運送体制管理簿とは？ 作成義務・記載事項・保存期間をわかりやすく解説

「うちも実運送体制管理簿を作らないといけないのか」「何を書けばいいのか、様式は決まっているのか」——2025年4月の改正貨物自動車運送事業法の施行以降、元請の立場で仕事を受けている運送会社から最もよく聞く質問です。

先に結論をまとめます。

項目	内容
誰が作るか	荷主から直接運送を引き受け、その全部または一部を他の運送事業者に委託する事業者（いわゆる元請）
いつから	2025年4月1日（改正貨物自動車運送事業法の施行）。元請となる貨物利用運送事業者への拡大は2026年4月1日
対象になる運送	真荷主からの一の運送依頼あたり1.5トン以上の貨物を引き受け、その全部または一部を委託する運送
何を書くか	実運送事業者の商号または名称、貨物の内容、運送区間、請負階層（何次請けか）など
作成単位	原則として、荷主から引き受けた貨物の運送ごと。委託関係等が固定され、要件を満たす場合は例外あり
保存期間	運送が終了した日から1年間
様式	法定の統一様式はない（Excel・紙・システムいずれも可）
違反した場合	作成・保存義務違反そのものに罰則はないが、貨物自動車運送事業法にもとづく行政処分等の対象になり得る

以下、制度の背景から実務チェックリストまで順に解説します。

実運送体制管理簿とは——多重下請け構造への処方箋

実運送体制管理簿とは、荷主から運送を引き受けた元請事業者が、その貨物を実際に誰が運んだのか（実運送事業者）を、請負の階層まで含めて記録する帳簿です。2024年に公布された物流関連2法改正（流通業務総合効率化法・貨物自動車運送事業法の改正）の柱のひとつとして導入され、2025年4月1日に施行されました¹。

背景にあるのは、トラック運送業の多重下請け構造です。荷主から仕事を受けた元請が利用運送事業者に委託し、そこからさらに再委託が重なると、「実際にトラックを走らせている会社」が荷主からも元請からも見えなくなります。委託の階層が深くなるほど中間マージンで実運送の運賃が目減りし、ドライバーの賃金原資が痩せる——これが、時間外労働の上限規制（いわゆる2024年問題）と併せて、担い手不足を加速させる構造問題と指摘されてきました。

実運送体制管理簿は、この構造を「まず見えるようにする」ための制度です。誰が何次請けで運んだかを元請が記録し続けることで、行政が多重下請けの実態を把握できるようになり、取引の適正化につなげる狙いがあります。

誰に作成義務があるのか

作成義務を負うのは、次の両方を満たす運送事業者です。

1. 荷主から直接、貨物の運送を引き受けている（＝元請である）
2. その運送の全部または一部を、他の運送事業者に委託している（＝利用運送を行っている）

つまり「元請だが全部自社トラックで運ぶ」場合や、「下請として仕事を受けているだけ」の場合には、その運送について管理簿の作成義務はありません。義務の起点はあくまで荷主との直接契約＋外部委託の組み合わせです。

もう一つ、見落とされがちな線引きがあります。管理簿の作成対象になるのは、真荷主からの一の運送依頼あたりの貨物が1.5トン以上の場合です¹。判断の基準は、実運送する際に分割した後の重量ではなく、真荷主から運送を引き受ける際の貨物の重量です。したがって、1.5トン未満の小口だけを引き受けた運送や、1.5トン以上でも引き受けた貨物をすべて自社で運ぶ運送は、管理簿の作成対象にはなりません。

実務で誤解が多いポイントを整理します。

• 下請に入っている会社にも協力義務が生じる。 管理簿を書くのは元請ですが、元請は自力では2次請け・3次請けの先を把握できません。このため制度上、委託を受けた事業者が再委託を行う場合には、実運送事業者の情報が元請に伝わるよう通知していく仕組みになっています。下請側も「自分は書かなくていい」ではなく、「聞かれたら正しく答える・再委託したら伝える」義務側にいます。
• 記録される側の実運送事業者には、軽貨物（貨物軽自動車運送事業者）も含まれます。 ラストワンマイルを軽バン事業者に委託した場合も、実運送事業者として管理簿に載せる対象です。
• 貨物利用運送事業者にも同様の規定が及びます。 トラックを持たない利用運送専業の事業者が荷主から直接引き受けて委託し、元請の立場になる場合も、実運送体制管理簿の作成義務等の対象です。ただしこの拡大が施行されるのは2026年4月1日で、トラック運送事業者向けの2025年4月1日とは施行日が分かれている点に注意してください²。

なお、この管理簿を成り立たせるために、委託の連鎖に加わる各事業者には必要情報を通知する義務も併せて課されています。委託先へ流す「下請情報」と、実際に運んだ事業者の情報を元請へ届ける「実運送事業者情報」の2方向の通知で、これがそろって初めて元請の管理簿に実態が集まります。誰が誰に何を通知するのかは「実運送事業者の名称等の通知義務とは？管理簿との違いと通知の流れ」で詳しく整理しています。

ここで一点、よくある誤解を正しておきます。元請が荷主に対して実運送事業者を能動的に「通知」する義務ではありません。制度上は、真荷主が元請に対して実運送体制管理簿の閲覧・謄写（写しの交付）を請求できる建て付けです¹³。元請は日々こまめに荷主へ報告するのではなく、求められたときに管理簿を閲覧に供し、または写しを提供できる状態にしておく——管理簿は「社内に備え置き、荷主の求めに応じて開示する記録」だと捉えるのが正確です。

記載事項——最低限、この4点

国土交通省の資料¹に基づくと、管理簿には荷主から引き受けた運送ごとに、実運送事業者に関する次の事項を記載します。

1. 実運送事業者の商号または名称
2. 貨物の内容（品名など、どの貨物についての実運送か）
3. 運送区間（どこからどこまでをその実運送事業者が運んだか）
4. 請負階層（その実運送事業者が何次請けにあたるか）

ポイントは3つあります。

第一に、作成単位は原則として「荷主から引き受けた貨物の運送ごと」です。 月次でまとめて1枚、ではなく、引き受けた運送単位で実運送の体制を記録します。ただし、真荷主から引き受ける時点で一連の委託関係・実運送事業者・請負階層が明らかで、その後も変更がない場合は、同じ内容を運送ごとに記録しない例外があります。変更時と、最初の記録から1年を経過したときには改めて記録が必要です³。

第二に、階層をすべて書きます。 1次委託先だけ書けば終わりではありません。2次請け・3次請けと委託が続いた場合、最終的に実運送を担った事業者が何次請けなのかまで記録します。ここが「委託先台帳」と実運送体制管理簿の決定的な違いです。

第三に、様式は自由です。 法定フォーマットはなく、Excelでも紙でも、配車システムからの出力でも構いません。求められているのは形式ではなく、上記の事項が運送ごとに正しく記録され、後から確認できる状態です。

保存期間とよくある誤解

保存期間は運送が終了した日から1年間です¹。記載のタイミングについて厳密な期限は定められていませんが、時間が経つほど下請階層の事実確認は難しくなるため、運送終了後遅滞なく記載する運用が現実的です。

よくある誤解を3つ挙げます。

• 「荷主に提出する書類」ではない。 管理簿は元請が営業所に備え置く記録であり、定期提出物ではありません。ただし行政の求めがあれば示せる状態にしておく必要があります。
• 「1年経ったら全部捨ててよい」とは限らない。 法定保存は運送終了日から1年ですが、下請法・独禁法対応や運賃交渉の記録として、実務上はより長く残す価値があるデータです。保存期間の下限と、経営情報としての保持は分けて考えるべきです。
• 「作っていないことがバレなければよい」は通用しない。 実運送体制管理簿の作成・保存義務違反そのものに罰則はありませんが、貨物自動車運送事業法にもとづく行政処分等の対象になり得ます⁴³。加えて、監査やトラック・物流Ｇメンの調査で提出を求められることがあり、巡回指導での指摘事項にもなります。2025年4月以降に荷主直の仕事を外注した実績があるのに管理簿が1枚もない、という状態は説明がつきません。

Excel運用の限界——「配車の事実」から自動で導く、という選択肢

制度対応として最初に思い浮かぶのはExcel台帳です。実際、運送量が少なく委託構造が単純なら、Excelで十分に運用できます。

問題は、委託構造が動く場合です。配車が決まった後に協力会社が差し替わる、当日にさらに再委託される、区間の一部だけ外注する——現場ではよくあることですが、そのたびにExcelを開いて転記する運用は、ほぼ確実にどこかで途切れます。管理簿が実態とずれた瞬間に、それは「虚偽記載のリスクがある帳簿」に変わります。

ここで発想を変えると、実運送体制管理簿に書く内容の多くは、配車・委託の業務データと重なります。誰に委託したか、誰がどの区間を走ったか、何次請けかを受注・配車の時点で記録しておけば、管理簿の確認用ドラフトへ活用できます。管理簿だけを別に転記するのではなく、日々の業務記録から導出することで、作成工数と実態とのずれを減らせます。

運送番頭はこの考え方で設計されています。案件ごとの委託関係（何次請けか）と実運送の記録を業務の中で積み上げ、登録済みのデータから実運送体制管理簿の確認用ドラフトを必要なときに出力できます。委託先の差し替えを業務データへ記録すればドラフトにも反映されるため、別のExcelへ転記する運用に比べて更新漏れを減らせます。未確認の項目は確認・追記が必要ですが、協力会社側の利用は無料なので、下請階層から情報を集める際にも追加の利用料はかかりません。

実務チェックリスト

自社の対応状況を確認するためのチェックリストです。

• 荷主から直接受けている運送のうち、外部委託しているものを特定できているか
• 原則として運送ごとに管理簿を作成しているか。固定された委託関係の例外を使う場合は、要件と変更時・1年経過時の再記録を確認しているか
• 実運送事業者の商号・貨物の内容・運送区間・請負階層の4点が記録されているか
• 2次請け以降が発生した場合に、実運送事業者の情報が自社まで上がってくる連絡ルートを委託先と合意しているか
• 軽貨物事業者への委託分も実運送として記録しているか
• 運送終了日から1年間の保存ルールが決まっているか（担当者・保存場所）
• 真荷主から管理簿の閲覧・謄写請求があったときに、閲覧または写しの交付で応じられる状態になっているか
• 委託先の差し替え・当日変更があったときに管理簿へ反映するフローがあるか（ここが Excel 運用の最大の穴）

まとめ

実運送体制管理簿は、2025年4月から元請運送事業者に課された「実際に誰が運んだか」の記録義務です。記載事項自体はシンプルですが、運送ごとに・全階層を・実態どおりに・1年間というルールを手作業で守り続けるのは、委託構造が動的な現場ほど難しくなります。

管理簿を「増えた事務仕事」として別建てで作るのではなく、受注・配車・委託の業務記録から自動的に導かれる状態を作ること。それが、制度対応の工数を最小化しながら、多重下請けの実態を自社の経営情報としても活かす近道です。

脚注

1. 国土交通省・全日本トラック協会「実運送体制管理簿の作成・情報通知の義務化」（リーフレット） https://www.mlit.go.jp/jidosha/content/001865381.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

2. 国土交通省「トラック適正化二法について」 https://www.mlit.go.jp/jidosha/jidosha_mn4_000019.html ↩

3. 国土交通省「改正貨物自動車運送事業法Ｑ＆Ａ（令和8年3月31日時点）」 https://www.mlit.go.jp/jidosha/content/001993962.pdf ↩ ↩² ↩³

4. 貨物自動車運送事業法（e-Gov 法令検索） https://laws.e-gov.go.jp/law/401AC0000000083 ↩